Personal Kanban: 3 kostenlose Online Boards

Bei meinen Experimenten mit Personal Kanban habe ich mir auch einige kostenlose Tools angesehen. Trello, KanbanFlow und LeanKit Kanban gehören dabei zu denen, die mir besonders gefallen haben. Und das bereits in der Basisversion. Je nach Anbieter sind zusätzliche kostenpflichtige Features verfügbar. Die Kosten berechnen sich entweder pauschale für ein Unternehmen oder pro User. Aber alle bieten für wenig bis gar kein Geld sehr viel. 

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Bild: Jeff Laskovski (cc-by-sa)

Wie in Teil eins und Teil zwei meiner persönlichen Kanban-Story versprochen, folgen jetzt noch ein paar Tipps für alle, denen ein Kanban Board an der Bürowand nicht hilft. Wer in virtuellen oder verteilten Teams an unterschiedlichen Standorten arbeitet, kann damit ja nichts anfangen. Für diese Kanban Nutzer gibt es zahlreiche online Tools. Einige davon habe ich in der kostenlosen Variante für meinen Bedarf angesehen. Wichtig dabei: Mir ging es nicht darum, alle Funktionalitäten komplett auszureizen, sondern nur darum, mit welchem Modell ich auf Anhieb am besten zurecht komme.

Die einfachste Art und Weise mit Kanban zu starten, wäre vermutlich ein Excel-Sheet, was man allen Coworkern freigibt. Mit Farben könnten die einzelnen Mitarbeiter markiert werden. Die Kommentarfunktion gibt weitere Hinweise zur Aufgabe. Aber mal ehrlich, wirklich übersichtlich und richtig bequem wäre die Copy and Paste Orgie nicht.

Virtual Kanban

Etwas bequemer wird es mit VirtualKanban. Immerhin kann man die Tickets von Spalte zu Spalte ziehen und braucht kein C&P, aber das war es im Wesentlichen schon. Wobei ich dazu sagen muss, dass sich mir nicht erschlossen hat, wie ich hier ein Board personalisiere und speichere. Wenn ich das richtig sehe, müssen erst die Entwickler ran und es entsprechend einbinden. Falls jemand Virtual Kanban nutzt, wäre ich für einen entsprechenden Kommentar dankbar.

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virtualkanban.net
Trello

Trello war die häufigste Empfehlung aus meinem Netzwerk. Und in der Tat ist es sehr intuitiv. Ein neues Board ist schnell erstellt. Coworker können eingeladen aber auch rein private Boards erstellt werden. Jedem Ticket lässt sich eine Frist und beliebige Bearbeiter zuordnen. Kommentare sind auf den ersten Blick sichtbar (Icon). Durch Labels könne zum Beispiel Prioritäten abgebildet werden und sehr viel mehr.

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trello.com

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Trello gehört zu den besten Tools, die ich mir angesehen habe. Sehr praktisch für mich: Ich kann mit einem Blick zwischen meinem privaten Kanban Board neben dem Unternehmensboard wechseln. Erstellt jemand ein Ticket für mich, werde ich per E-Mail informiert. Auch die App fürs Handy ist sehr übersichtlich und gut zu bearbeiten.

Unter dem Titel „Business Class“ bietet Trello auch eine kostenpflichtige erweiterte Version. Das Gute daran: Die Kosten werden hier per Unternehmen gerechnet und nicht per User. Damit bleiben die Kosten mit 25 Dollar pro Monat beziehungsweise 200 Doller im Jahr sehr überschaubar. Die Bezahlversion setzt vor allem auf Sicherheitsaspekte.

Bereits die kostenlose Version bietet alles, was das Herz begehrt. Sehr gutes Tool!

KanbanFlow

Übersichtlich, leicht verständlich und bereits in der Basisversion mit Unteraufgaben zu versehen. So lassen sich auch komplexere Aufgaben gestalten und gestalten.

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kanbanflow.com
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kanbanflow.com
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kanbanflow.com
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kanbanflow.com

Auch hier gibt es zusätzlich für fünf Dollar pro Monat und Nutzer erweiterte Premium Funktionen. Files können angehängt und komplette Boards kopiert werden. Selbstverständlich ist eine grafische Auswertung des Arbeitsflusses möglich und für alle, die nur schauen aber nicht anfassen sollen, können gesonderte Rollen vergeben werden.

Sehr spannend auch der Pomodoro-Timer. Ein Werkzeug für das persönliche Zeitmanagement, auf das ich in einem meiner nächsten Beiträge näher eingehen werde.

In der kostenlosen Basis-Version gut. In der Premiumversion top!

LeanKit Kanban

LeanKit kann richtig viel und das bereits in der kostenlosen Basisversion für bis zu 25 Mitarbeiter und bis zu 10 Boards. Backlog und Archiv sind wirklich gut integriert. Mehrere Teams können parallel arbeiten, ohne dass das Board unübersichtlich wird. Die Prioritäten sind auf den ersten Blick zu erkennen, Tickets können getaggt werden. Sind Änderungen erforderlich, lässt sich das komplette Board im Editier Modus anzeigen und macht einem die Arbeit richtig leicht.

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leankit.com – sehr leistungsstark

Als wäre das alles nicht genug, bringt LeanKit auch noch eine umfangreiche Template Bibliothek mit in der zum Beispiel auch die BCG Matrix nicht fehlt. Hinzu kommen die kostenpflichtigen Optionen wie grafische Auswertungen und viele mehr.

Ein tolles, gut durchdachtes Tool aber für meinen Bedarf definitiv überdimensioniert. Allerdings ist es jetzt in meiner Bookmark-Liste, weil die angebotenen Templates einfach nützlich sind.

Mein Fazit

Wäre ich nicht zuerst bei Trello gelandet, hätte ich mich vermutlich für KanbanFlow entschieden. Warum kann ich eigentlich gar nicht genau sagen. Ich glaube, der Pomodoro-Timer hat mich angelacht. 😉 Dazu mehr im nächsten Blog Beitrag.  Ich kann jedem nur empfehlen, sich unterschiedliche Modelle anzusehen – es gibt eine ganze Menge an kostenlosen Einstiegsversionen – und sich das Board auszusuchen, das einem intuitiv am meisten zusagt.

Mehr zum Thema Kanban:

Benson / DeMaria Barry: Personal Kanban

Personal Kanban ist eine einfach Methode, Aufgaben sowohl im beruflichen als auch privaten Umfeld einfacher zu planen und abzuarbeiten. Sie basiert auf zwei einfachen Regeln: “Stellen Sie Ihre Arbeit bildlich dar und machen Sie nicht zu viel auf einmal!”.

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Cover: http://www.dpunkt.de

Die meisten von uns kennen es: Man hat viel zu tun, will alles im Griff behalten und verzettelt sich früher oder später total. Um dem ab zu helfen, schreiben wir Listen und beginnen, sie abzuarbeiten. Was fertig ist, wird durchgestrichen.

Prioritäten verschieben sich

Dummerweise verschieben sich aber dann die Prioritäten. Mal ganz abgesehen davon, dass sie immer länger wird, weil neue Aufgaben dazu kommen. Und wenn wir Pech haben, rutscht sie auch noch versehentlich in den falschen Stapel und zwingt uns, entweder eine neue Liste zu schreiben oder wertvolle Zeit in die Suche zu investieren. Ich hasse es.

Für die Verlagerung meiner beruflichen Aktivitäten auf virtuelle Teams und Homeoffice musste eine effektivere Methode her. Kanban geisterte mir im Hinterkopf herum.

Kennengelernt hatte es bei meinem alten Arbeitgeber. Beziehungsweise die Entwickler haben es kennengelernt. Meine Abteilung wurde irgendwann zu täglichen “Stand-Up-Meetings” verdonnert, die ich in der damaligen Form eher als “Antreten zum Rapport” empfunden habe. Da auf die Hintergründe der Methode nicht näher eingegangen wurde und ich zudem für meinen Arbeitsbereich alleine verantwortlich war, hat sich mir der Sinn nur bedingt erschlossen.

Sehen wie die Arbeit “läuft”, motiviert

Klar, ich fand es schick, die Aufgabenzettel über das Whiteboard wandern zu sehen, aber wem sollte ich erzählen, was ich den Tag über mache? Zumal vieles sowieso auf Zuruf eingeflickt werden musste, weil man bei der Planung vergessen hatte, dass neue Features auch kommuniziert werden müssen, man aber unbedingt noch am gleichen Tag live gehen wollte.

Aber ok, wird wohl seinen Grund haben, dass mir Kanban gerade jetzt wieder durch den Sinn schieß, dachte ich mir. Also mal schauen, was Google dazu sagt.

Personal Kanban klang auf Anhieb gut. „Nur wenige Regeln zu beachten“ auch.

  • Stellen Sie Ihre Arbeit bildlich dar
  • Machen Sie nicht zu viel auf einmal
  • Achten Sie darauf, was in Ihrem Leben passiert

Und ein ganz aktuelles Buch gab es dazu auch. Für mich als Buchfetischistin immer ein Volltreffer.

“Peronal Kanban” von Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry ist ein hervorragendes Anfängerbuch für alle, die völlig neu im “Kanban-Geschäft” sind. Sehr gut finde ich den Hinweis:

Nutzen Sie dieses Buch als Ratgeber, Starthilfe oder Mentor, aber lassen Sie es nicht zu Ihrer Bibel, Ihrem Feldwebel oder Ihrem Diktator werden.

Personal Kanban muss sehr flexibel sein, denn gerade in unserem privaten Bereich passiert vieles, das wir nicht direkt beeinflussen können. Züge verspäten sich, Die Schule fällt aus und die Kinder sind plötzlich daheim zu versorgen. Der Wagen muss kurzfristig in die Werkstatt. Solche Situationen haben natürlich auch Einfluss auf unsere Arbeit.

Aufgaben transparent visualisieren

In solchen Momenten ist es egal. wie wir etwas erledigen. Es zählt, dass ich selbst oder jemand aus dem Team es erledigen kann. Dazu müssen die Aufgaben und ihr Status, also wie weit ist diese Aufgabe bereits gediehen, transparent darstellbar sein.

Indem jede Aufgabe auf ein eigenes Kärtchen geschrieben und an das Kanban-Board, eine Pinnwand, ein Whiteboard, eine Ecke des Schreibtisches, einen Notizblock oder an die nackte Wand gepinnt wird, ist sie für alle sichtbar. Gleichzeitig haben wir den Kopf frei und können und ganz dem widmen, was wir gerade angefangen haben. Der Rest ist ja sicher im sogenannten “Backlog” notiert.

Tages- beziehungsweise Wochenplan definieren

Am Morgen – oder auch am Abend als Vorbereitung für den nächsten Tag, ganz wie gewünscht – werden die Aufgaben, die an diesem Tag angegangen werden sollen, in die nächste Spalte gezogen. Dabei ist auf Prioritäten oder Abhängigkeit von anderen Aufgaben zu achten..

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Bild: Jeff Laskovski (cc-by-sa)

Ab sofort weiß das ganze Team, was auf dem Programm steht. Nach dem Pull-Prinzip, also dem Hol-Prinzip, ordnet sich jede/r im Team seine Aufgabe zu. Auch hier gilt es, ein paar Kleinigkeiten  zu beachten:

  • Nie zu viele Aufgaben auf einmal beginnen. Das blockiert uns und wir neigen dazu, uns zu verzetteln
  • Prioritäten beachten aber auch
  • Persönliche Vorlieben beachten. Wenn jemand in einem Bereich besonders gut ist und die Aufgabe zudem gerne macht, sollte man sie ihm/ihr – wenn möglich – überlassen.
  • Niemandem wird eine Aufgabe zugewiesen. Jeder nimmt sich die nächste vor, wenn er mit der begonnenen fertig ist.
Was lief gut, was lief schlecht?

Ist eine Arbeit erledigt, wandert der Zettel in das “Erledigt”-Feld. Am Ende des Tages oder der Woche sieht man so sehr schön, was man alles geschafft hat. Die Frage nach dem “was habe ich eigentlich heute den ganzen Tag getan”, erübrigt sich.

Zum Kanban-Prinzip gehört aber auch, das Erreichte regelmäßig zu reflektieren. Also die so genannte Retrospektive.

  • Was lief besonders gut und warum?
  • Wo gab es Schwierigkeiten oder Verzögerungen und warum?
  • Wie kann man solche Situationen künftig vermeiden und damit den Prozess verbessern?

Wenn wir diesen Schritten folgen, werden wir feststellen, dass größtmögliche Klarheit in der Definition der Aufgaben zu größtmöglicher Qualität und Zufriedenheit führt. Und zwar ohne den üblichen Stress und ohne das ständige Gefühl, irgendwas vergessen zu haben.

“Personal Kanban”, eine Anschaffung, die sich lohnt

Auch wenn die Hauptinformationen zu Personal Kanban eigentlich in wenigen Sätzen zusammengefasst werden können und mir der mittlere Teil etwas zu langatmig war, lohnt sich in meinen Augen die Anschaffung dieses Buches. Es hat mich an vielen Stellen angeregt, meine Haltung zu meiner Arbeit komplett zu überdenken. Und es hat mich in meiner Grundhaltung bestätigt, an den Ursachen von Problemen zu arbeiten und mich nicht mit überflüssigen Schuldzuweisungen aufzuhalten.

Nicht zu vergessen das kritische Hinterfragen, wenn wir etwas erledigen sollen. Nur wenn wir das WARUM kennen, können wir unsere Arbeit gut und in angemessener Zeit erledigen. Mögen manche Vorgesetzte Konversation auch noch so sehr als Zeitverschwendung ansehen. 😉

Autoren und Übersetzerin

Jim Benson ist CEO bei Modus Cooperandi. Er unterstützt seine Kunden darin, nachhaltige Managementsysteme zur Zusammenarbeit zu erstellen. Dabei verbindet er die Lean-Prinzipien der Fertigung, die agilen Methoden aus der Softwareentwicklung und die neuen Möglichkeiten in der Kommunikation durch die sozialen Medien für sein Verfahren und die Werkzeuginfrastruktur. Jim hat Personal Kanban entwickelt.

Tonianne DeMaria Barry ist CEO bei Renaissance Consulting. Ihre Karriere als Beraterin umfasst sowohl die Modeindustrie, staatliche Stellen und gemeinnützige Verbände als auch Fortune-100-Unternehmen, Start-ups und internationale Entwicklungsgesellschaften. Sie hat mit Jim bei Modus Cooperandi in einer Reihe von Projekten zusammengearbeitet.

Übersetzerin: Meike Mertsch ist als Softwareentwicklerin bei it-agile GmbH in Hamburg tätig. Sie beschäftigt sich seit Längerem mit leichtgewichtigen Methoden wie Kanban und Personal Kanban sowie agilen Entwicklungs- und Testmethoden.

Informationen zum Buch: “Personal Kanban” von Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry, erschienen beim dpunkt-verlag, Januar 2013, 164 Seiten, Broschur. € 29,90,  ISBN: 978-3-89864-822-6

Mehr zum Thema Kanban

Wie man dieses Prinzip auf virtuelle Teams übertragen kann – wenn die Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten sitzen, nutzen ihnen die Postits an irgendwelchen Whiteboard in der Zentrale ja nichts, erkläre ich in meiner nächsten Folge zum Thema “Personal Kanban”.

Wer nachlesen möchte, weshalb ich mich überhaupt gerade jetzt mit dem Thema befasse und was ich bereits nach der dritten “Übungswoche” in meinem Arbeitsverhalten geändert hat, kann es unter “Kanban: Die Arbeit ins rechte Licht rücken” nachlesen.

Eine Übersicht über einige Tools für Kanban mit Coworkern an verschiedenen Standorten gibt es im Tool-Test.

Kanban: Die Arbeit ins rechte Licht rücken

Wie gehen wir künftig mit mehr Freiheiten bei unserer Arbeit um? Was hilft uns, uns nicht zu verzetteln? Diesen Fragen stelle ich mich aktuell und habe bereits die ersten Hilfsmittel gefunden. Welche Tipps habt ihr auf Lager? Welche kleinen „Tricks“ haben euch geholfen, diese Situation stressarm zu meistern?

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Bild: Jeff Laskovski (cc-by-sa)

In meinem Blogbeitrag “Warum Frauen keine Frauenquote brauchen” habe ich meine Einschätzung der Veränderungen am Arbeitsmarkt in den nächsten fünf bis zehn Jahren dargelegt. Ein wesentlicher Punkt dabei war die Möglichkeit, entspannt von daheim zu arbeiten.

Die Herausforderungen selbstbestimmter Arbeit

Die Vorstellung klingt gut. Ich kann im Sommer gemütlich auf meinem Balkon sitzen und entspannt arbeiten. Wenn der Paketbote klingelt bin ich da und ob die Post Probleme mit den Kapazitäten der Paketstationen hat, interessiert mich nicht mehr. Arzttermine bekomme ich fast immer kurzfristig, weil ich auch zu Zeiten kommen kann, zu denen ich früher im Büro Anwesenheitspflicht hatte.

Doch wie hält man die Balance zwischen Pflicht und Kür, zwischen privater Arbeit und der, für die man bezahlt wird? Zwischen Herumtrollen und effektiv Arbeiten? Das ist vermutlich die größte Herausforderung an selbstbestimmtem Arbeiten. Und ganz nebenbei keine Erfindung der veränderten Arbeitskultur. Selbstständige kennen das Problem schon lange.

Meine persönliche Work Life Balance

Nachdem ich mich ganz gezielt für einen Arbeitsplatz entschieden habe, für den ich nicht umziehen muss und der mir ausreichend Flexibilität für meine Interessen im Bereich Change Management in Unternehmen (nicht nur) durch Social Media lässt. bin ich aktuell dabei, die beste Lösung für meine ganz persönlichen Bedürfnisse zu finden.

Positiv ist sicher, dass ich eher zum Typ Lerche gehöre. Sprich: Ich bin morgens recht früh wach. Geweckt vom zunehmenden Tageslicht und deshalb auch gleich recht fit. Im Winter war es bisher etwas schwieriger. Als ich aufstehen musste – feste Bürozeiten eben – war es noch dunkel. Entsprechend halblebig kam ich im Büro an. Ich bin gespannt, wie sich mein Rhythmus im Winter verschieben wird.

Die Zeitfresser

Nach dem Aufstehen neige ich allerdings dazu, die Zeit zu vertrödeln, wenn ich nicht gleich aus dem Haus muss. Mit einer Latte Macchiato in der Hand geht es erst mal auf die Couch. Dort werden dann Mails gelesen und beantworten, meine Social Media Kanäle gepflegt und der Feedreader gescannt. Gehört ja alles zum Personal Branding und das ist wichtig. Dummerweise findet man auf allen diesen Kanälen dann auch interessante Links, die man UNBEDINGT ansehen muss und schwupp, ist der Zeitvorsprung wieder weg.

Als Gegenmittel eignet sich bislang bei mir ganz gut der “Ich gehe ins Büro Modus”. Also aufstehen, ins Bad gehen, Make-Up, öffentlichkeitstaugliche Klamotten und schon ist interessanterweise die Versuchung, erst mal lange auf der Couch zu gammeln, deutlich geschrumpft.

Personal Kanban macht Arbeit sichtbar

Seit einigen Wochen übe ich mich auch in Personal Kanban. ToDo-Listen pflege ich nie ordentlich. Außerdem hasse ich die immer länger werdenden Listen, in denen man suchen muss, was schon durchgestrichen ist und was nicht. Ich war eher so die Verfechterin der “Ich merke mir alles”-These. Und geriet prompt irgendwann in Panik, weil ich dachte, das würde ich alles nie schaffen. Außerdem hatte ich ständig das Gefühl irgendetwas zu vergessen.

Kanban ist eigentlich eine Methode aus der Produktionsablaufsteuerung, die zwischenzeitlich aber in vielen anderen Bereichen Einzug gehalten hat. Statt reinen Aufgaben wird der Arbeitsfluss dargestellt. Zusätzlich gibt es Beschränkungen was die einzelnen Stationen angeht. So dürfen zum Beispiel nicht zu viele Arbeitsschritte gleichzeitig angefangen werden, damit man sich nicht verzettelt.

Personal Kanban passt dieses System für die private Nutzung an. In dem man jeder Aufgabe eine eigene Karte, zum Beispiel ein Post-It zuordnet, sieht man, wie sie durch die einzelnen Schritte von der Planung bis zur Fertigstellung läuft. Mehr zu den Details von Personal Kanban folgt in einem meiner nächsten Blogbeiträge.

Mir hat dieses System sehr schnell Folgendes gezeigt:

  • ich bin entspannter, weil meine Aufgaben ja festgehalten sind. Sie blockieren nicht meinen “Arbeitsspeicher”
  • es macht mich stolz, wenn ich am Abend die Spalte mit den fertigen Aufgaben sehe. Bislang hatte ich nie so einen Überblick und habe mich abends oft gefragt: Was habe ich eigentlich heute den ganzen Tag getan?
  • der Reiz, die Done-Spalte zu füllen, motiviert mich, schnell noch dies oder jenes abzuarbeiten, ehe ich “Feierabend” mache.
  • ich schlafe besser, weil nichts vergessen wird (Ok, irgendwas wird sicher auch mit Kanban vergessen, aber die Gefahr ist geringer)
  • ich gehe unliebsame Aufgaben eher an, damit ich sie endlich nicht mehr vorn in der ToDo Spalte sehen muss. Das ist ein Novum für mich. Ich war eher jemand, der Unliebsames bis zu letzten Minute vor sich her geschoben hat
  • die einzelnen Aufgaben werden durchschnittlich schneller abgearbeitet als vorher
  • meine Energiereserven sind voller

Also schon jetzt recht viele Learnings in kurzer Zeit.

Socialize – voneinander lernen

Warum ich darüber blogge, wie ich meinen Alltag regele? Ganz einfach. Ich bin ja nicht die Erste, die diese Situation meistern will oder muss. Und warum sollen alle bei Null anfangen? Deshalb würde ich mich über Austausch freuen, wie ihre eure flexible Arbeitsumgebung handhabt. Was hat euch geholfen? Was hat überhaupt nicht geklappt. Lasst uns voneinander lernen.

Ich jedenfalls werde euch weiter auf dem Laufenden halten, was mir wie geholfen hat. Einfach weil es mich begeistert, was sich in den letzten Wochen bei mir verändert hat.

Jim Benson | Tonianne DeMaria Barry: Personal Kanban – Rezension

Personal Kanban – Tool Tipps

Schön, zu lesen, dass andere ähnliche Erfahrungen bei den ersten Tests gemacht haben: Personal Kanban im Selbsttest