Lexware, Steuer, Software, 2015

Lexoffice: Buchhaltung zeitgemäß, flexibel und mobil

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Mit Lexoffice hat Lexware eine zeitgemäße Steuersoftware entwickelt, die von überall zugänglich und mit allen Endgeräten nutzbar ist. Zum leichten Einstieg wurde die Oberfläche auf ein sauberes und klares Minimum reduziert. Eine prima Lösung, die in enger Zusammenarbeit mit den Nutzern entstanden ist. Lexoffice gibt es, je nach Bedarf, in drei Ausstattungen. Die kostenlose, vierwöchige Testphase verhindert Fehlkäufe.

Steuerkram und ich sind irgendwie nicht so wirklich “best friends”. Ganze drei Tage habe ich Mitte März gebraucht, um meine Unterlagen für 2013 und 2014 endlich fertig zu machen. Sprich: zusammenzusuchen und zu sortieren. Die eigentliche Arbeit macht ja der Steuerberater. Und nein, ich habe nicht so lange gebraucht, weil das solche Unmengen an Belegen gewesen wären. Ich habe so lange gebraucht, weil ich mich bis zur letzten Minute gedrückt habe. Alles andere war plötzlich wieder wichtiger. Aber zugegeben, so ein bisschen stolz war ich dann schon, als ich alles zusammen und ein Lob für meine Ablage kassiert hatte.

Der perfekte Zeitpunkt für einen Steuersoftware-Test

Und weil Lob anspornt, nehme ich mir dann jedes Jahr vor, es im laufenden Jahr nicht mehr so weit kommen zu lassen. Gleich alles abzuheften. Ganz bestimmt. Irgendwie. Vielleicht. Hoffentlich. Ein Vorsatz, der dank Lexoffice, der Buchhaltungssoftware von Lexware 2015 tatsächlich gelingen könnte. Denn zum exakt passenden Zeitpunkt kam die Anfrage, ob ich das Programm testen wolle.

Lexware, Steuer, Software, 2015

Wollte ich! Schließlich kommt Lexoffice meiner Vorliebe für den optimalen Zugriff auf meine Daten von überall und mit jedem Endgerät absolut entgegen. Hier wird nichts heruntergeladen, installiert oder so etwas. Einfach registrieren und los geht es. Aus genau diesem Grund arbeite ich so gerne mit Google Drive. Dazu kommt die transparente Weiterentwicklung, die man über den Feedback-Forum jederzeit einsehen und beeinflussen kann.

Fang einfach mal an, der Rest kommt dann schon

Der Start war schon mal super easy. Keine gut gemeinten, seitenlangen Hilfen voller Steuerrichtlinien, kein Fachchinesisch, was Noobs wie mir sofort die Lust verdirbt. Klar muss man sich etwas Hintergrundwissen erarbeiten. Auch als Freelancer mit Kleingewerbe. Aber wenn es so massiv kommt, ist mir das zu viel. Lexoffice setzt hier auf: Fang einfach mal an, den Rest siehst du dann schon. In wenigen Minuten ist die Firma angelegt und es kann losgehen. Okay, ich gebe zu, erste Bedenken kamen mir, als mir die Option angeboten wurde, mein Bankkonto mit Lexoffice zu verknüpfen. Hier hätte ich mir ungefragt einen direkten Hinweis gewünscht, was nun genau passiert.

Traut man sich, ist dafür aber das Ergebnis wieder absolut überzeugend. Direkt aus den einzelnen Buchungen lassen sich wahlweise beleglose Transaktionen erfassen und manuell den passenden Bereichen zuordnen. Liegt bereits eine Rechnung vor, die beglichen wurde, erkennt Lexoffice das, ordnet automatisch zu und ich muss nur noch bestätigen. So steht es sagt es zumindest das Tutorial. Da ich im Testzeitraum keine offene Rechnung mit Zahlungseingang hatte, konnte ich das leider nicht testen.

Was das beleglose Erfassen angeht, das ist technisch eigentlich selbsterklärend. Dass ich nicht so ganz weiß, was ich da tue, also ob ich wirklich die richtige Ausgabenart zuordne, dafür kann Lexoffice nichts. Das offenbart lediglich meine persönlichen Lücken. Aber egal ob richtig oder falsch, auch das wird mir eine Riesenhilfe bei der nächsten Steuererklärung sein. Immerhin ist die Gesamtübersicht schon mal da.

Selbstverständlich lassen sich mit Lexoffice auch Überweisungen ausführen.

Die Rechnung: Der Selbstständigen liebstes Kind

Nun zu unser aller Lieblingsthema: Rechnungen schreiben. Wo sind sie denn, die Rechnungen? Das war eine meiner ersten Fragen, nachdem ich mich bei Lexoffice angemeldet habe. Viele Verstecke bietet die Nutzeroberfläche ja nicht:

  • Dashboard
  • Belege
  • Finanzen
  • Kontakte
  • Buchhaltung

Das war’s schon. Interessanterweise habe ich nicht zuerst unter Belege sondern unter Buchhaltung gesucht. Dabei liegen die Belege doch so nah. Denn was nehme ich mit zum Steuerberater: Genau, die Belege. Und unter Belege > neuer Beleg findet sich dann von Angebot bis Serienrechnung alles, was man braucht. Auch die Erfassung vorhandener Belege wird hierüber angesteuert. Sehr kompakt und übersichtlich also.

Lexware, Steuer, Software, 2015

Mist, noch keinen Kunden angelegt

Rechnung wollte ich schreiben. Kaum war die Vorlage offen, ist mir aufgefallen, dass ich noch keinen Kunden dazu angelegt habe. Muss ich aber auch nicht, denn das geht prima direkt aus dem Rechnungsformular heraus. Genau da, wo man den Kunden auch braucht. Wieder hilft: Einfach mal klicken und schauen, was passiert. Herrlich. Sind bereits Kunden angelegt, kann man erst mit allem Weiteren starten, wenn man einen Kunden ausgewählt hat.

Weiterentwicklung gemeinsam mit den Nutzern

Variable Textbausteine ermöglichen eine individuelle Rechnungserstellung. Das Bleistiftsymbol zeigt, wo man etwas ändern kann. Ungünstig ist, dass die Auftrags- und Rechnungsnummern (derzeit noch) automatisch vergeben werden. Kein Problem, wenn man zum Start des Unternehmens bereits mit Lexoffice arbeitet. Schlecht, wenn man sich bereits ein eigenes Kennzeichnungssystem erarbeitet hat. Aber das Problem ist bekannt und steht auf der Todo-Liste.

Mit vier Vorlagen ist auch der Gestaltungsspielraum für die Rechnungen recht begrenzt, was sich aber ebenfalls bald ändern wird.

Buchhaltung: Auch schön…

Bleibt noch der Button “Buchaltung”. Zu den “offenen Posten” kann ich nicht viel sagen. Im Testzeitraum hatte ich keine. Gleiches gilt für die Anlagen, also die Abschreibung von Inventar. Da gibt es aktuell bei mir nichts Neues. Anzumerken ist, dass – ebenso wie bei den Belegen – wieder auf einen Klick alle relevanten Daten abgefragt werden:

  • Inventarnummer
  • Anschaffungsdatum
  • Anschaffungswert
  • Anlagetyp
  • Abschreibungsdauer
Einnahme-Überschuss-Rechnung

Noch ein weiterer Klick und man hat das Wirtschaftsjahr oder -Quartal oder den Monat vor Augen. Entweder als Gesamtüberblick oder, nach Ausklappen der Menüpunkte, als Detailübersicht mit den zugehörigen Belegen.

Das ist dann auch der einzige Punkt, der mir ein großes Fragezeichen in die Augen zauberte. Kann ich die ersten 10 Wochen des Jahres, also die Zeit vor der Testphase, irgendwie nacherfassen? Klar kann ich Belege über die Kontobewegungen “beleglos” zuordnen. Aber wie sortiere ich die dann zum Beispiel vorhandenen Rechnungen zu?

Und, wenn ich mich jetzt für den “Kauf” der Saas-Lösung (SaaS = Software as a Service) entscheide, kann ich dann komplett neu starten? Indem ich sage: Okay, ab Tag X läuft alles über Lexoffice. Davor wird manuell aufbereitet.

Lexoffice und die Datensicherheit

Rechnungen, Bankdaten, Einnahmen – Steuerthemen generell sind eine eher vertrauliches Thema. Mit Lexoffice verlässt man aber die vermeintliche Sicherheit des heimischen Rechners oder der verstaubten Ordner und lagert seine Daten… ja wo eigentlich?

Laut Lexoffice liegen alle Daten in einem der „modernsten Rechenzentrum in Deutschlands, welches nach ISO 27001, BS25999-2 und PCI DSS zertifiziert ist“. Und dort liegen sie nicht irgendwo, sondern auf „eigenen Servern in einer hochsicheren, zutrittsgeschützen Umgebung. Als weiterer aktiver Schutz wird ein sogenanntes Intrusion Detection System (IDS) eingesetzt, welches Angriffsversuche auf die Lexoffice Rechnungssoftware sofort unterbindet.“

Dazu kommen noch einige weitere Schritte zur Datensicherheit, die – wie die ersten beiden Punkte – jeder für sich selbst bewerten muss.

Meine Meinung hierzu ist: 100% gibt es nicht. Hat es auch nie gegeben und wird es nie geben. Für mich persönlich gilt in solchen Fällen: Welche Zeitersparnis und welchen Komfort bietet mir eine Software im Verhältnis zum Grummeln im Bauch, weil ich „etwas in die Cloud schicke“.  Aber das muss jeder und jede für sich selbst entscheiden.

Mein Fazit: Daumen hoch

Lexoffice ist die Art von Software, mit der ich arbeiten will. Nichts stationär installiert, mobile Device tauglich, unkompliziert, von überall zugreifbar. Okay, sofern es einen Internetzugang gibt.

Mir hat das Herantasten Spaß gemacht. Ich weiß zwar immer noch, dass ich an meinem steuerrechtlichen Hintergrund arbeiten muss, aber ich bekomme es nicht mehr durch zu komplexe Systeme permanent unter die Nase gerieben. Das hebt meine Motivation deutlich. Von mir deshalb ein Daumen hoch für diese Steuersoftware!

Übrigens, wenn man sich für die Testversion entscheidet, arbeitet man immer mit “Buchhaltung und EÜR”, also der Premiumversion. Hat man sich für das Abo einer Version entschieden, ist ein Wechsel jederzeit unkompliziert möglich.

Nachsatz: Ich vermute, mein durchgängiger Standardvertipper Steuersoftwar statt Steuersoftware ist Freud geschuldet 😉

*Sponsored Post bedeutet, dass mir der Zeitaufwand für den Software-Test bezahlt wird.
Das hat keinen Einfluss auf das Testergebnis und meine Meinung zu diesem Produkt.

Veröffentlicht von

Ulrike

Ich verstehe analoge Bedenken und kann digitalen Mut machen. Und ich übersetze zwischen beiden Welten. In Unternehmen, bei MitarbeiterInnen, im Dienstleistungsumfeld, im Privatleben, auf meinen Blogs. Das ist meine Leidenschaft.

7 Gedanken zu „Lexoffice: Buchhaltung zeitgemäß, flexibel und mobil“

  1. Kannst du mir verraten ob Lexoffice auch Kostenstellen bzw. Kostenträger beherrscht? Ich bräuchte eine Funktion, bei der ich jeden Beleg einem Projekt (=Barcamp) zuordnen kann um dieses später auszuwerten.

      1. Wenn dann wohl eher erst gegen Ende des Jahrs. Jetzt suche ich mir erst mal ein neues CRM, nachdem Contactually meinen Account sperren will, weil ich öffentlich über ihre Bugs und fehlenden Features geschrieben habe… 😦

      2. Büro easy habe ich ja auch getestet. Das hat mich allerdings etwas überwältigt. Aber auch hier kann man unverbindlich vier Wochen testen.

      3. Hallo Jan,
        Kostenstellen gibt es noch nicht und es haben auch erst wenige User dafür abgestimmt (lexoffice wird durch die Community weiterentwickelt, umgesetzt wird dann nach Möglichkeit der Vorschlag mit den meisten Stimmen im Uservoice-Forum).

        Meine private 🙂 Antwort: Veranstaltungen wickele ich dann ggf über einen weiteren lexoffice-Account ab, dann kann ich nämlich auch Aufgaben delegieren und andere ehrenamtlich helfen lassen, ohne dass diese Leute Einblicke in den Rest haben. Macht natürlich nur Sinn, wenn es ein weiteres Bankkonto gibt.

        lG
        Carola

      4. @Carola: Danke für den Hinweis, dass es das nicht gibt. Mehrere Accounts macht für mich keinen Sinn: Da bräuchte ich mittelfristig 10-20 Accounts. Und ich will sicher eine 10-20 verschiedenen Buchhaltungen haben, oder? 🙂

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