Cloud Work: Wie vernetzte Teams heute arbeiten – 11 Tools für den Alltag

In meinem letzten Blogpost, eigentlich einer Rezension des Buches „So wollen Top-Talente arbeiten„, habe ich recht ausführlich beschrieben, wie ich arbeite und wie ich künftig arbeiten möchte.

Zeitlich perfekt passend hat Andreas Zeitler, CEO von zCasting 3000, auf dem Barcamp Stuttgart eine Session zur technischen Umsetzung solcher Arbeitsszenarien gehalten. Inzwischen ist diese auch als Aufzeichnung auf YouTube verfügbar und ich möchte sie euch auf keinen Fall vorenthalten. Fast alle Tools, die für die Arbeit vernetzter Teams präsentiert werden, kenne und nutze ich selbst.

Slack

Kommunizieren über Slack ist cool! Auch wenn ich ehrlich gesagt nicht weiß, was es in der Basisversion mitbringt. Bei dem Team, mit dem ich Slack benutze, ist ein kleiner Nerd am Ruder, der viele tolle Gimmicks eingebaut hat.

Slack ist für mich klar und einfach und vielseitig und ich liebe die Möglichkeit, mit appear.in direkt aus Slack eine Telefonkonferenz zu eröffnen. Seither bedeutet für mich „lass uns telefonieren“ nicht mehr „ok, ich such dann mal das Telefon“.

Yammer

Ebenfalls ein Kommunikations- und Kollaborationstool, mit dem ich bereits eine Weile gearbeitet habe. Allerdings fand ich es weit weniger gut organisiert als Slack, was aber auch mit dem oben erwähnten Nerd zusammenhängen kann, der großen Wert auf sinnvollen Aufbau legt. Außerdem wurde Yammer damals nur sehr rudimentär genutzt. Wirklich tief einarbeiten musste ich mich also nie.

Skype

Kennen vermutlich auch alle. Skype ist ein nützliches Hilfsmittel für Online-Konferenzen, Video-Chat und -Telefonie, Austausch von Dokumenten, Screensharing usw.

GoToMeeting

Komfortables Werkzeug zur Planung und Einberufung von Besprechungen. Allerdings fällt mir spontan nichts ein, was Skype nicht auch könnte. Es ist halt mehr businesslike.

Trello

Trello habe ich schon häufig vorgestellt. Trello ist ein kostenloses Online-Kanban-Board, das sich auch prima im Team nutzen lässt. Wer sich das Board ansehen und mir gleichzeitig einen Gefallen tun möchte, meldet sich über folgenden Link an:

https://trello.com/ulrike_r/recommend

Dann bekomme ich einen Monat kostenlosen Zugriff auf einige erweiterte Funktionen.

Mailchimp

Ein sehr schönes und zumindest für mich intuitives Tool zur Erstellung von Newslettern. Auch das, wie alle anderen ähnlich gearteten Tools, mit denen ich bislang gearbeitet habe, mit schönen Gimmicks wie A/B-Test, individuell ansteuerbare Gruppen innerhalb der Adresslisten, usw.

 Wordpress

Auch über WordPress habe ich ebenfalls hier schon viel geschrieben. Insbesondere über den kleinen aber feinen Unterschied zwischen WordPress.com und WordPress.org, also der Fullservice-Variante und der reinen Software, die man auf dem eigenen Server installiert.

Während ich die Software für mich privat bislang nur zum Bloggen verwende, habe ich sie beruflich zwischenzeitlich auch schon zur Webseitengestaltung genutzt. Und irgendwann investiere ich auch endlich die Zeit, meine eigene Website damit zu erstellen.

Google Drive mit allem Drumherum

Ich gestehe: Ich bin ein Google-Victim! Chrome ist mein Lieblingsbrowser und Drive hat so ziemlich alles, was ich im Alltagsbetrieb brauche:

  • Gmail als kostenloses E-Mail-System
  • Calendar als kostenloser und völlig easy teilbare Kalenderfunktion
  • Google-Docs, die kostenlose Textverarbeitung
  • Google Tabellen, die kostenlose Tabellenkalkulation
  • Google Präsentationen, ebenfalls kostenlos zur Erstellung von Präsentationen
  • Google Formulare, mit denen man in Sekundenschnelle Umfragen erstellen kann
  • Google Fotos
  • Google Zeichnungen
  • YouTube
  • etc.

Ich mag sie alle, auch wenn Google dafür meine Daten verdaut. Dafür bekomme ich aber im Vergleich zu anderen, die das Gleiche tun, sehr viel zurück, was ich von jedem Gerät überall auf der Welt nutzen kann. Ok, fast überall. Es gibt ja Länder, in denen Google Inbegriff des Bösen ist.

Neben dem einfachen Zugriff gefallen mir die vielfältigen Optionen zum bequemen Teilen meiner Dokumente und Präsentationen. Ein großer Vorteil, wenn man zu mehreren an einem Dokument arbeitet. Über die Chatfunktion im Dokument kann sich das Team ohne großen Aufwand abstimmen und Arbeiten abschließen.

Dropbox

Kennen die meisten Leser vermutlich. Über Dropbox lassen sich problemlos Dateien verschieben und für mehrere Nutzer zur Verfügung stellen. Das funktioniert aber nur bei kleinen Datenmengen ohne Bezahlung. Entweder monetär oder indem man andere Nutzer wirbt und dadurch mehr Speicherplatz zur Verfügung hat.

BitTorrent sync

Jetzt nicht unbedingt mein Lieblingstool, was aber vermutlich an der eher seltenen Nutzung liegt, nicht an der Usability. Wie Andreas Zeitler in seinem Video schon sagt: Toll, wenn man regelmäßig große Dateien (Bilder, Videos) verschiebt. Das bekommt man bei Dropbox nur über die Bezahlversionen hin.

Ansonsten sehr einfache Nutzung und durch eine gute Ordnerstruktur lässt es sich prima für unterschiedliche Teambelange anpassen. Ist die Leitung nicht die schnellste, dann dauert die Übertragung eben auch mal eine Weile. Aber ok, einen Tod muss man sterben.

Nutshell

Joah, und dann noch Nutshell als Tool zum Customer Relationship Management (CRM). Nutshell habe ich wirklich wenig genutzt. Es kann aber im Wesentlichen alles, was zu einer brauchbaren Kundenverwaltung für meine Verhältnisse gehört. Ich hatte bislang nur ein Mal etwas deutlich besseres, aber das war selbst programmiert und deshalb natürlich perfekt auf den Bedarf zugeschnitten.

Wichtig ist mir an CRM Tools, dass man Kontakte zuweisen oder freigeben kann, wenn man selbst abwesend ist. Und offen gestanden finde ich persönlich es dann auch nicht schlecht, wenn ich die Aktivitäten der Vertretung begrenzen kann. Vor allem bei wichtigen Kunden.

Anmerkung zum Schluss

Die Liste der hier aufgeführten Tools erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, es sind diejenigen, mit denen ich immer wieder arbeite und die zum Großteil auch von Andreas Zeitler in seiner Barcamp Session angesprochen worden sind.

Und ich bin auch nicht sehr ins Detail gegangen. Viele kennen die vorgestellten Anwendungen vermutlich sowieso. Außerdem muss jeder für sich selbst entscheiden, womit er oder sie gut klar kommt und womit nicht. Es ging mir in diesem Post primär um die Anregung, sich mit aktuellen Kollaborationstools auseinander zu setzen.

Und jetzt würde mich interessieren, womit ihr noch arbeitet und was eure Favoriten sind?!

Power Up bei Trello macht Kanban noch übersichtlicher

Trello hat diese Woche drei neue Power Ups für das Kanban Board gelauncht. Die Kalender Funktion sortiert datierte Tickets übersichtlich in Wochen- oder Monatsübersicht. Für Tickets kann eine Alterungsfunktion aktiviert werden, also wie lange steht diese Aufgabe zum Beispiel schon im Backlog. Und die dritte und letzte Funktion ist eigentlich nicht neu, wird aber – obwohl sehr nützlich, wenn es um die Festlegung von Prioritäten geht – bislang kaum genutzt.

Kanban, Trello, Board, Online, Kalender, Prozess, Management
Die neuen Power Ups von Trello

Seit Mai nutze ich Kanban. Anfangs nur privat, um mein persönliches Chaos zu strukturieren. Inzwischen aber auch geschäftlich, damit der Überblick beim Cloudworking, also der Teamarbeit zwischen Mitgliedern an unterschiedlichen Standorten, nicht verloren geht. Beim Testen unterschiedlicher Online Kanban Boards war mir Trello auf Anhieb sympathisch.

Dating mit meinem Kanban

Von den Power Ups begeistert mich der Kalender am meisten. Er bringt mir den Überblick, der mir bislang tatsächlich bei der Wochenplanung gefehlt hat. Sehr schön daran: Verschiebe ich ein Ticket im Kalender, werden die Ticketdaten auf dem Board automatisch angepasst. Was ich noch nicht gefunden habe: Die Option, wie man die Ticketinhaber in der Übersicht einblendet. Laut Schreenshot in der Beschreibung geht dies. Wer es weiß, bitte melden. Würde mich sehr interessieren.

Kanban, Board, Online, Prozess, Optimieren
Trello Power Up: Kalender
Anti Aging Pflege mit Trello

Um das schlechte Gewissen der Nutzer zu schüren, beziehungsweise um darauf aufmerksam zu machen, regelmäßig einen Blick in „alte“ Tickets zu werfen, können diese jetzt auf Wunsch einen Alterungsprozess durchlaufen. Entweder sie werden mit der Zeit immer blasser, was ich persönlich schwierig finde, da sie so noch mehr aus dem Sichtfeld „verschwinden“, oder sie bekommen virtuelle Risse, wie alte, verwitterte Schatzkarten. Passend nennt sich dieser Modus auch Pirate Modus.

Trello, Kanban, Board, Online,  Prozess, Management
Alte Tickets werden im Laufe der Zeit immer transparenter.
Kanban, Trello, Board, Online, Prozess, Management
Im Piratenmodus „verwittern“ die Tickets virtuell.

Auch wenn ich beide Varianten eher als Spielerei ansehe, hat es mich beim Blick auf mein Board doch etwas schockiert, wie vieles doch sehr lange offen ist. Also vom Grundsatz her eine gute Idee. Ob ich sie nutze beziehungsweise welche Learnings ich aus dem „Schock“ ziehe, wird die Zeit zeigen.

Vote me up, Scotty

Last but not least gibt es noch die Vote-Funktion. Sie ist zwar nicht neu, durch ihre unterschiedlichen Einstellungen

  • nur Mitglieder und Beobachter eines speziellen Boards
  • alle Mitglieder einer Organisation
  • öffentlich

aber sehr vielseitig verwendbar. Ich überlege derzeit, wie ich es in die Sessionplanung eines BarCamps einbinden kann. In größeren Teams lässt sich so eine Priorisierung der Aufgaben festlegen.

Alles in allem wirklich schöne Ergänzungen, die Trello da aus dem Hut gezaubert hat. Kompliment!

Mehr zu Trello bei Ulrike kommuniziert

Schenk mir einen Monat Trello Gold!

Meine Blogposts haben dich neugierig gemacht und du wirst Dir Trello genauer anschauen?

Trello, Kanban, Board, online, kostenlos, Update, Suche, lean

Wenn du bei der Anmeldung diesen Link benutzt https://trello.com/ulrike_r/recommend, darf ich mich über einen Monat Upgrade auf Trello Gold freuen. Und ich verspreche, ich werde meine Erfahrungen für dich verbloggen! Du würdest also mir und den Lesern meines Blogs eine Freude machen. Einfach so.