Ulrike kommuniziert

Nachdem Personal Kanban so einigermaßen funktioniert, habe ich jetzt den überflüssigen Störfaktoren und Zeitfressern den Kampf angesagt. Neben der Deaktivierung von E-Mail Benachrichtigungen, Signaltönen und sonstigen Nervtötern stehen ab sofort Pareto, Pomodoro und das Parkinsonsche Gesetz auf meinem Plan. Eine sinnvolle Kombination soll für mehr Ruhe in meinem Zeitmanagement sorgen.

In den letzten Wochen habe ich meine ersten Erfahrungen mit Personal Kanban geschildert. Wie motivierend es ist, den Arbeitsfluss zu visualisieren. Welchen Einfluss die Methode bei mir auf unliebsame Aufgaben hat und wie mein Kopf frei bleibt für anderes, weil ich mir nicht mehr 1.000 Dinge merken muss. Also alles super, oder?!

Ja, aber nur fast. Denn was bleibt, sind die unnötigen Zeitfresserchen und Ablenkungen, die einen mal eben aus dem Trott bringen und dafür sorgen, dass sich Aufgaben unnötig in die Länge ziehen.

Keine Chance den Störenfrieden

E-Mail Benachrichtigungen habe ich schon vor Jahren abgestellt. Sie sind Störenfriede allererster Güte. Und seien wir ehrlich. wenn etwas wirklich dringend ist, wird es nicht per E-Mail geregelt. Dann greift man zu Telefon, Skype, What’s App oder geht schnell bei der Person vorbei, die es betrifft.  Alles andere kann in aller Regel warten, bis ich am Morgen oder zwischen zwei Aufgaben danach sehe. Und bei komplexeren Themen ist der Griff zum Telefon meist sowieso sinnvoller als zehn E-Mails.

Auch Facebook, LinkedIn und alle anderen Dienste, die mit einer Zahl im Tab darauf hinweisen, dass sich etwas getan hat, sind ausgeblendet, wenn ich konzentriert arbeiten will. Die Verlockung ist einfach zu groß, mal eben rein zu klicken und sich selbst aus der Konzentration zu bringen. Da ich im Homeoffice arbeite, stehen auch Kaffee und Wasser zu Arbeitsbeginn parat.

Und der Katze wurde ein Stuhl direkt bei meinem Arbeitsplatz schmackhaft gemacht – weiche Kissen helfen ungemein. So bekommt sie auch dann ihre Streicheleinheiten, wenn ich arbeite. Ganz nebenbei beruhigt so ein dösendes oder schnurrendes Fellknäuel ungemein.

Das Pareto Prinzip

Wer einen Hang zum Perfektionismus hat, sollte sich mit dem Pareto Prinzip – nach Vilfredo Pareto – auseinander setzen. Sie besagt, dass 80 Prozent eines Projektes in 20 Prozent der Gesamtzeit erledigt werden. Die restlichen 80 Prozent der Zeit investieren wir in die verbleibenden 20 Prozent. Abhängig vom Projekt muss das Endergebnis aber oft nur für uns selbst bei (gefühlten) 100 Prozent liegen. Es ist also immer eine Einzelfallentscheidung, ob sich eine dritte oder vierte Optimierungsschleife überhaupt lohnt oder ob man nach dem Prinzip „fail fast“ vorgeht. Bezogen auf eine zu erstellende Präsentation könnte das beispielsweise bedeuten, die wesentlichen Punkte darzustellen und dann eine andere Person darüber schauen zu lassen, ob überhaupt alles so verständlich ist, wie wir es verstanden haben wollen. Meist wollen wir aber schon möglichst nahe an 100 Prozent liegen, ehe fremde Augen unsere Arbeit sehen „dürfen“.

Wir sollten häufiger Mut zur Lücke haben. Besonders dann, wenn eine Aufgabe nach dem vier Augen Prinzip bearbeitet wird. Das zweite Augenpaar wird vermutlich in kürzerer Zeit die fehlenden 20 Prozent des Endergebnisses beisteuern, als wenn wir selbst über dem Projekt brüten würden, bis wir zufrieden sind.

Die Pomodoro Technik

Auf die Pomodoro Technik hat mich Jan Westerbarkey bei der Social Media Night in Stuttgart neugierig gemacht. Wir haben über Personal Kanban geredet und er meinte, dass Pomodoro was für mich sein könnte, ging aber nicht näher auf die Details ein.

Die sind eigentlich schnell erzählt. Man teilt sich seine Zeit in 25 Minuten Häppchen und ordnet jedem Häppchen eine Aufgabe zu. Größere Aufgaben bekommen dann eben mehrere 25 Minuten Einheiten. Dann stellt man sich eine Uhr und arbeitet konzentriert durch, bis die 25 Minuten um sind. In dieser Zeit gibt es keine Ausflüchte, keine Ablenkungen, keinen Selbstbetrug.

Nach jeder Einheit folgt eine Pause von fünf Minuten, in der man frischen Kaffee holen, mir der Katze spielen oder die Spülmaschine ausräumen kann. Nach jeweils vier Pomodori folgt eine etwas längere Pause von 15 – 20 Minuten.

Ziel der Pomodoro Technik ist, den Geist durch häufige Pausen und absehbare Arbeitszyklen wach und beweglich zu halten. Gleichzeitig können Angstblockaden vor großen Aufgaben, die vor einem liegen, verhindert werden. Man muss ja erst mal nur 25 Minuten „ran“.

Das Parkinsonsche Gesetz

Dann gibt es da noch das – nicht ganz ernst zu nehmende – Parkinsonsche Gesetz, nach dem sich Arbeit stets in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Sprich: Wer weiß, dass er bei unliebsamen Dingen ein Last-Minute-Mensch ist, soll sich einfach einen möglichst späten, aber gerade noch realisierbaren Termin für die Fertigstellung setzen. Dann wird diese Arbeit auch wirklich nur den unbedingt notwendigen Raum einnehmen.

Das Parkinsonsche Gesetz kann ich bestätigen. Es gibt Aufgaben, zum Beispiel alles, was mit der Steuer zu tun hat, die plane ich regelmäßig früh ein. Den Termin schiebe ich dann mindestens drei Mal nach hinten um schließlich in letzter Minute alles in erstaunlich kurzer Zeit fertig zu stellen. Mit überraschend gutem Ergebnis übrigens (siehe auch Pareto).

Ab Montag werde ich Pomodoro mit meinem Personal Kanban kombinieren. Bislang ist mir nämlich meine Arbeitsweise nicht konzentriert genug. Zu viele Abschweifungen, teilweise bedingt durch zu viele Tabs, die zur Arbeit geöffnet sein müssen, teilweise weil es keine direkte „Kontrolle“ durch Kolleg_innen im Raum gibt. Dabei fasziniert mich am meisten, wie schnell ich ich die einzelnen Störfaktoren definieren kann und wie viel Lust ich habe, Mittel dagegen zu finden. Es bleibt also spannend.

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